Por Tim Shaw para Checkpoint.
Cathleen Bucholtz, especialista en propiedad no reclamada de Baker Tilly, conversó con nosotros sobre cómo ha evolucionado el cumplimiento de propiedad no reclamada a lo largo del tiempo, qué esperar durante una auditoría y las mejores prácticas en mantenimiento de registros.
Generalmente, la propiedad no reclamada (o ‘abandonada’) se refiere a activos tangibles o intangibles de los cuales un gobierno estatal se hace cargo tras un período durante el cual nadie reclama por ella.. La propiedad queda en resguardo del Estado cuando no se puede identificar o contactar al propietario. Ejemplos de propiedad no reclamada incluyen cuentas bancarias, cheques sin cobrar, acciones y dividendos, y efectivo.
Es importante destacar que la propiedad no reclamada «no es un impuesto», aunque «se comporta y parece un impuesto» y conlleva obligaciones de presentación estatales.
Los poseedores de propiedad no reclamada son responsables de reportar según la ley estatal. La falta de cumplimiento puede resultar en una auditoría y/o sanciones. Sin embargo, según Bucholtz, la aplicación de la propiedad no reclamada se ha convertido en un área de revisión para los Estados en forma reciente y es mucho más relevante para los contribuyentes hoy en día.
Bucholtz explicó que el verdadero cambio comenzó a principios de los años 2000, cuando los Estados se dieron cuenta de que había oportunidades para buscar fuentes de ingresos adicionales. Los auditores con honorarios contingentes que pueden realizar auditorías para múltiples Estados simultáneamente se volvieron más frecuentes. Áreas comunes de enfoque para las auditorías de propiedad no reclamada son cuentas por pagar, nómina y cuentas por cobrar, ya que los auditores revisan lo que está registrado y «lo que se ha cancelado». El período de revisión puede retroceder hasta 10-15 años, lo cual «causa mucha angustia a las empresas».
Bucholtz advirtió que los cheques de propiedad no reclamada pueden ser anulados erróneamente debido a que el personal en los departamentos de contabilidad puede no darse cuenta de que los cheques antiguos son en realidad propiedad no reclamada. El personal no capacitado puede no «entender las ramificaciones». La propiedad no reclamada surge en diversas formas en diferentes industrias.
Las empresas pueden ser auditadas por diversas razones, pero según Bucholtz, «no es normal que al inicio de una auditoría» los auditores sepan exactamente qué buscar y puedan decirle a una empresa qué falta. Grandes empresas que realizan múltiples adquisiciones pueden ser responsables de que se examinen los libros de sus nuevas subsidiarias. Bucholtz concluyó que, independientemente de la razón por la cual se inicie una auditoría, el mensaje es claro: hay «mucho incumplimiento» en el mercado.
Les dice a los clientes seleccionados para una auditoría que se preparen para un proceso de cuatro o cinco años, en promedio. Dos años sería un tiempo de respuesta «rápido», pero ha visto casos que duran más de una década.
La mayoría de los estados tienen plazos de presentación en otoño, pero hay excepciones. Texas y Michigan tienen una fecha límite de reporte el 1 de julio. California tiene un proceso único de dos pasos que comienza con un Reporte de Notificación que se debe presentar en noviembre. El verano siguiente, los poseedores presentan un Reporte de Remisión, cuando se realizan los pagos.
Bucholtz recomendó que las empresas notifiquen a empleados, proveedores y clientes sobre posibles fondos o activos no reclamados a fines de agosto como parte de su diligencia debida.
Algunos Estados tienen programas de cumplimiento voluntario para atraer a los no presentadores con exención de sanciones. Otros ofrecen una exención de reporte o deducciones fiscales. Debido a que las leyes estatales varían, los poseedores deben estar al tanto de los beneficios potenciales disponibles para ellos en los Estados donde operan.
Bucholtz citó el programa de Cumplimiento Voluntario de Propiedad No Reclamada (VCP) de California que entró en vigor en 2023 y protege a los solicitantes aprobados de sanciones y la tasa de interés del 12% por año sobre la propiedad no reportada. Antes del VCP, la falta de protección frente a estas evaluaciones «hizo difícil que alguien se presentara y reportara».
Para calificar para el VCP de California, el contribuyente no debe estar actualmente bajo auditoría ni tener intereses o sanciones pendientes. Una vez que una empresa se inscribe, se le da de seis a no más de 18 meses para completar el proceso, que incluye capacitación obligatoria. Bucholtz dijo que hubo escepticismo inicial ya que el programa no garantiza que los inscritos no serán auditados. El Estado necesitaba asegurar a los poseedores que el VCP no es una «campaña de auditoría» y que aplicar no desencadenará automáticamente una auditoría.
Ofreciendo consejos a los poseedores en todos los Estados, Bucholtz sugirió que las empresas adopten un enfoque centralizado para rastrear la propiedad no reclamada. En su experiencia, a menudo ve empresas con departamentos aislados que operan de manera demasiado independiente entre sí. La presentación debe ser realizada por el departamento de impuestos, «incluso si los datos provienen de múltiples partes de la empresa», recomendó. Se deben establecer políticas y procedimientos para la recolección de datos. Esto implica «hacer seguimiento de cheques o créditos antiguos, no esperar hasta que estén inactivos», dijo Bucholtz, «para que, si hay rotación en un departamento dado, no se pierda en el caos».
