Preparación de Registros Fiscales y Financieros para Desastres Naturales
Con la temporada de impuestos ya finalizada y la temporada de lluvias en pleno apogeo, ahora es un buen momento para que los contribuyentes piensen en proteger su información fiscal y financiera importante ante desastres naturales. El impacto de estos desastres en personas, organizaciones y empresas puede mitigarse con un plan de emergencia ante desastres.
Preparación para desastres.
La preparación para desastres es una tarea que debe realizarse durante todo el año. Tener un plan establecido antes de que ocurra un desastre es fundamental para una recuperación rápida.
Documentos importantes.
Los contribuyentes deben guardar los documentos originales importantes, como declaraciones de impuestos, tarjetas del Seguro Social, certificados de matrimonio, actas de nacimiento y documentos de propiedad, en un recipiente cerrado a prueba de agua y fuego, y ubicado en un lugar seguro. También deben hacer copias de estos documentos y guardarlas en un lugar distinto. Los documentos físicos pueden almacenarse en una caja de seguridad o con un amigo o familiar de confianza que viva en otra zona. Otra opción es escanear estos documentos y guardarlos en una carpeta cifrada en línea o en una computadora segura en una ubicación diferente. Los contribuyentes también pueden guardar los documentos importantes en una memoria USB cifrada que mantengan con su kit de emergencia.
Documentación de otros bienes de valor.
Los contribuyentes deben mantener un inventario de todos los bienes personales que tengan en su hogar y/o en su lugar de trabajo. Una manera sencilla de documentar los bienes personales es tomar fotografías o videos con un teléfono celular u otro dispositivo móvil. Una lista simple con fotos o videos actuales puede respaldar reclamaciones de seguros y justificar pérdidas por desastre a efectos fiscales.
Nota: Los cuadernos de trabajo del IRS sobre pérdidas por desastre pueden ayudar a personas y empresas a elaborar listas de bienes personales o comerciales. Estos cuadernos se encuentran en las siguientes publicaciones:
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Publicación 584 del IRS, Cuaderno de Trabajo sobre Pérdidas por Desastres, Robos y Siniestros (Bienes de Uso Personal)
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Publicación 584-B del IRS, Cuaderno de Trabajo sobre Pérdidas por Desastres, Robos y Siniestros (Bienes Comerciales)
Reconstrucción de registros.
Reconstruir registros es más fácil para los contribuyentes que cuentan con un plan de desastre que incluya mantener originales y copias de documentos importantes en un lugar seguro. Para quienes no lo tienen, puede ser una tarea abrumadora.
Registros fiscales.
Los contribuyentes que necesiten información de declaraciones de impuestos pueden obtener transcripciones gratuitas utilizando la herramienta Get Transcript en IRS.gov. Las copias completas de las declaraciones pueden solicitarse por correo usando el Formulario 4506, Solicitud de Copia de la Declaración de Impuestos.
Nota: Los contribuyentes en zonas declaradas como áreas de desastre deben escribir la designación correspondiente del desastre en su Formulario 4506 para que el IRS exima el cobro habitual.
Registros de propiedad inmobiliaria.
Para obtener copias de los registros de propiedad, los contribuyentes pueden solicitar al tasador del condado declaraciones del impuesto con los valores del terreno y la construcción, así como copias de escrituras y documentos hipotecarios al registrador del condado.
En el caso de bienes heredados, deben revisarse los registros judiciales para determinar los valores de sucesión. Si existió un fideicomiso o herencia, se debe contactar al abogado que manejó el proceso.
Registros de vehículos.
Para determinar el valor justo de mercado de un vehículo dañado por un desastre, los contribuyentes pueden consultar:
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Kelley’s Blue Book
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Asociación Nacional de Concesionarios de Automóviles (NADA)
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Edmunds
Nota: Estos recursos están disponibles en línea y en la mayoría de las bibliotecas públicas.
Para vehículos adquiridos recientemente, se puede contactar al concesionario para obtener una copia del contrato de compra.
Bienes personales.
Si el contribuyente no tiene fotos o videos de sus bienes, debe:
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Dibujar un plano del piso mostrando dónde estaba colocada cada pieza de mobiliario, incluidos cajones, armarios y estanterías.
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Hacer bocetos de la habitación mostrando el contenido de estanterías o mesas. No es necesario que estén profesionalmente dibujados, solo que sean funcionales.
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Dibujar también estanterías con obras de arte, fotos, libros o recuerdos.
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Incluir garajes, áticos, armarios, sótanos y elementos en las paredes.
Nota: Para muebles y artículos del hogar adquiridos recientemente, los estados de cuenta bancarios o de tarjetas de crédito pueden ayudar a recordar las compras realizadas.
Registros comerciales.
Los propietarios de negocios también pueden obtener transcripciones fiscales del IRS. Para recrear otra información:
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Se pueden obtener copias de facturas de los proveedores para recrear listas de inventario perdidas.
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Revisar cámaras de seguridad, teléfonos móviles y otros dispositivos en busca de fotos o videos de los edificios, equipos e inventarios.
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Las copias de los estados de cuenta bancarios pueden proporcionar prueba de ingresos. Los depósitos deben reflejar las ventas realizadas durante el período del estado de cuenta.
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Las copias de las declaraciones del impuesto sobre ventas deben reflejar las ventas brutas del período declarado.
Si el contribuyente no tiene fotos o videos, debe usar el método de bocetos descrito anteriormente. Por ejemplo, debe dibujar dónde estaban ubicados los equipos e inventarios dentro del edificio, y afuera, dónde estaban arbustos, estacionamiento, carteles y toldos. Si el negocio fue adquirido recientemente, se debe pedir al corredor una copia del contrato de compraventa, donde deberían detallarse los bienes adquiridos. Para edificios nuevos, se puede contactar al contratista o a la comisión de planificación local para obtener los planos.
Registros de nómina y fianzas fiduciarias.
Los empleadores que necesiten recrear sus registros de impuestos sobre nómina pueden contactar a su proveedor de servicios de nómina para obtener copias de los Formularios 941 y registros de pagos de impuestos.
Nota: Los empleadores deben utilizar un proveedor de servicios de nómina que tenga una fianza fiduciaria. Esta fianza protege al empleador si el proveedor incumple con sus responsabilidades de presentar declaraciones y realizar pagos de impuestos.
Si el empleador no usa un proveedor de nómina, el departamento de ingresos estatal puede tener copias de declaraciones de impuestos sobre el empleo, desempleo y ventas.
Nota: Un empleador también puede contactar a sus empleados para solicitar copias de sus Formularios W-2.
Asistencia del IRS ante desastres.
El IRS puede ofrecer asistencia tras una declaración de desastre mayor o medidas de emergencia emitidas por FEMA. Esta asistencia generalmente implica la postergación de ciertos plazos para presentar y pagar impuestos a los contribuyentes que viven o tienen negocios en condados afectados por el desastre.
El IRS publica detalles sobre los estados y condados con asistencia en su página de Alivio por Desastre del IRS.
El IRS identifica automáticamente a los contribuyentes ubicados en zonas de desastre y les otorga alivio para presentación y pago de impuestos.
Nota: La línea directa del IRS para desastres (866-562-5227) está atendida por especialistas capacitados para manejar asuntos fiscales relacionados con desastres.
Para más información sobre cómo prepararse ante un desastre, visite Preparing for a disaster en IRS.gov.
Para más información sobre alivio fiscal para víctimas de desastres declarados federalmente en 2025, consulta el Federal Tax Coordinator de Checkpoint, ¶S-8501.25.
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